La collaboration est un élément essentiel d’un environnement de travail cohésif et productif. Le but de la collaboration est d’aligner tout le monde dans une vision partagée pour atteindre des objectifs ensemble. Être dans un environnement collaboratif améliore non seulement la communication, mais aussi les résultats globaux.
Alors que de plus en plus d’entreprises optent pour le travail à distance, une collaboration virtuelle efficace est un besoin croissant dans de nombreux secteurs. Les employeurs et les employés constatent que cet arrangement est idéal pour réduire les frais généraux et offrir aux employés des conditions de travail flexibles et sûres.
Bien que le travail à distance présente de nombreux avantages, il présente également des défis indéniables. Par exemple, les télétravailleurs ont parfois du mal à collaborer et à communiquer. Si vous souhaitez soutenir votre main-d’œuvre et maximiser la productivité de votre équipe, vous devez mettre en œuvre les bons outils et systèmes.
Dans cet article, nous allons mettre l’accent sur quelques conseils pour améliorer la collaboration virtuelle dans toute entreprise.
1. Investissement dans des outils de collaboration virtuelle
Et avant d’entamer cette partie, il est très recommandé d’avoir un site web pour travailler en toute efficacité. Vous aurez donc besoin d’un hébergement rapide et fiable pour une bonne expérience en ligne.
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Les bons outils aident à améliorer la communication et à optimiser la productivité en même temps. Lorsque les membres de l’équipe communiquent efficacement, les responsabilités et les attentes de performance de chacun sont claires.
Les équipes efficaces utilisent des outils de communication virtuels pour diverses tâches et leur permettent de travailler à domicile ou partout où ils doivent être pendant les heures de bureau.
2. Maintenance des routines et de l’organisation
Ce n’est pas parce que les employés travaillent à domicile que les horaires et les routines ne sont plus des priorités. Recherchez des moyens de reproduire les systèmes et les éléments du travail dans un bureau.
Étant donné que les membres de l’équipe ne se croisent plus dans la salle de repos ou les couloirs, il est important de leur donner un endroit pour se connecter avec désinvolture avec leurs coéquipiers.
Alors que les employés peuvent communiquer via divers outils numériques, tels que le courrier électronique et le chat, rien ne vaut les conversations en temps réel. Utilisez des outils de collaboration virtuelle pour améliorer l’efficience et l’efficacité du partage des informations de l’équipe et du remue-méninge sur les éléments stratégiques et créatifs de chaque projet.
Organisez des réunions régulières et invitez les membres de l’équipe à participer par visioconférence.
3. Définition des attentes claires
Soyez cohérent dans la gestion des attentes concernant les heures de travail. Les employés doivent savoir quand ils doivent être devant l’ordinateur chaque matin et le nombre d’heures qu’ils doivent enregistrer quotidiennement. Des réunions d’équipe régulières sont une mesure vitale pour s’assurer que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Les attentes que vous définissez doivent inclure des directives pour le comportement de réunion, la productivité, l’utilisation de l’équipement, les environnements de travail, etc. Par exemple, certaines entreprises exigent que les membres de l’équipe aient accès à une pièce privée avec une porte pour éliminer les bruits de fond et les distractions.
4. Gestion des fuseaux horaires
Si votre équipe est répartie sur différents fuseaux horaires, réfléchissez à l’impact que cela aura sur les heures de réunion. Les employés peuvent se sentir isolés s’ils ont du mal à assister aux réunions d’équipe en personne en raison des différences de fuseau horaire.
Les gens ont besoin d’une collaboration en temps réel, et la plupart des gens veulent travailler pendant les heures normales de bureau. Soyez prévenant en interrogeant les membres de l’équipe sur les heures de réunion optimales et tenez toujours compte des décalages horaires lors de la prise de ces rendez-vous afin d’éviter de planifier une réunion requise au milieu de la nuit pour l’un des membres de votre équipe.
5. Surcommunication de votre message
Il est facile de faire des hypothèses sur le flux de travail et les responsabilités, surtout lorsque vous ne travaillez pas avec quelqu’un en face à face. Une collaboration virtuelle efficace repose sur une base de communication claire. Lorsque vous transmettez un message par texte, audio ou vidéo, vous manquez de précieux indices de communication en personne, tels que le langage corporel.
Assurez-vous de bien réfléchir au contenu et au ton de chaque message pour vous assurer que le sens que vous souhaitez en faire correspond à la façon dont les employés pourraient l’interpréter. Le travail à distance augmente le risque de mauvaise communication, vous devez donc toujours pécher par excès de communication. Lorsque vous pensez avoir communiqué ce que vous voulez dire, allez plus loin pour vous assurer que le message passe clairement.
6. Partage des informations virtuellement
Il existe plusieurs plateformes qui proposent une variété d’outils qui permettent aux équipes de collecter et de partager facilement des informations virtuellement. Vous pouvez recueillir des informations et des commentaires sur les employés à l’aide de formulaires en ligne personnalisés. Les membres de l’équipe peuvent ensuite afficher et partager les informations de ces formulaires.
La collecte d’informations auprès des employés et des clients n’est que la première étape. Ces données ne sont ni utiles ni pratiques sans un moyen de les organiser et de les gérer.
Ces plateformes simplifient la collaboration virtuelle en créant des solutions en un clic pour afficher vos données dans une variété de formats. De plus, les équipes ont la possibilité d’importer des données existantes à l’aide de fichiers Excel pour consolider les données existantes et nouvelles.
7. Être ouvert aux changements
La collaboration virtuelle est un processus que vous pouvez améliorer et ajuster au fil du temps. Soyez ouvert au changement afin de garder une longueur d’avance sur les besoins fluctuants de votre équipe et d’améliorer les résultats au fil du temps.
Maintenant, il est temps pour que vous vous lanciez dans la création de votre espace de travail collaboratif, plus aucune excuse pour retarder ce projet très prometteur !
